POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

PLANISO^®

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

PLANISO^® accorde une grande importance à la protection des informations personnelles de ses clients, employés et représentants. Conformément à la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous nous engageons à préserver la confidentialité des renseignements personnels collectés dans le cadre de nos activités. Notre politique de confidentialité a pour but de vous informer sur nos pratiques de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation et de protection de vos renseignements personnels. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez les termes de cette politique et nous autorisez à traiter vos informations conformément à celle-ci.

1. Consentement

1.1 Engagement à la protection de la vie privée :
Nous prenons l’engagement de protéger la vie privée de nos utilisateurs. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles provenant des Organismes clients uniquement avec leur consentement explicite et dans le respect des lois applicables.
1.2 Acceptation des termes de notre politique :
En accédant à notre site web (insérer l’adresse du site web) ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité. Cela inclut votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.
1.3 Droit de retrait du consentement :
L’Organisme client a le droit de retirer son consentement à tout moment. Cependant, cela est soumis à certaines restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences possibles de ce retrait, telles que l’impossibilité de traiter certaines demandes. Votre décision de retrait sera enregistrée dans nos dossiers.
1.4 Exceptions au besoin de consentement :
Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans obtenir préalablement votre consentement. Cela peut se produire dans des situations où des impératifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent l’obtention de votre consentement impossible ou peu pratique. Ces situations comprennent, mais ne sont pas limitées à, les cas de suspicion de rupture de contrat, la prévention ou la détection de fraude, ou les besoins liés à l’application de la loi.

2. Collecte de renseignements personnels

PLANISO^® ne collecte aucun renseignement personnel sans le consentement de l’Organisme client. Les renseignements qui se trouvent dans l’environnement de l’Organisme client sont ceux qui y ont été déposés par ses membres.
2.1 Nous recueillons des renseignements personnels via divers moyens, tels que :

• Courriels et communications avec notre service à la clientèle;
• Formulaires de demande en ligne (incluant les rendez-vous);
• Application mobile offerte à notre clientèle;
• Cookies et technologies similaires sur notre site Web;
• Liste d’importation fournie par l’Organisme client.

2.2 Nous pouvons également recueillir des informations via des tiers, tels que :

• Un prestataire de service technologique comme une plateforme de commande ou un service d’infolettres;
• Un portail de recrutement qui permet aux candidats de soumettre leur CV et leurs données personnelles;
• Réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn pour des besoins de recrutement ou de marketing;
• Un consultant qui fournit une partie des services que nous offrons à notre clientèle;
• Une agence chargée de répondre aux questions ou de traiter les plaintes de notre clientèle;
• Une entreprise d’enquête de satisfaction clientèle qui recueille des feedbacks sur nos produits ou services;
• Un prestataire de services de paiement en ligne pour traiter les transactions financières;
• Une société dans l’infonuagique stockant des données de clients;
• Une entreprise de marketing numérique analysant le comportement des utilisateurs sur notre site web;
• Un fournisseur de services de sécurité informatique qui surveille les menaces et protège les données;
• Une entreprise de gestion de la relation client (CRM) qui aide à organiser et à analyser les interactions avec les clients;
• Un prestataire de logistique gérant la livraison des produits et recueillant des informations sur les destinataires.

2.3 Nous pouvons utiliser des technologies avancées pour recueillir des renseignements personnels, notamment pour identifier, localiser ou profiler nos clients (par exemple, pour créer des profils de consommateurs). Cependant, nous tenons à assurer la protection de la vie privée de nos clients :

• Utilisation responsable de la technologie : Nous employons ces technologies uniquement pour améliorer nos services et mieux comprendre les besoins de nos clients;
• Activation des fonctions : Par défaut, ces fonctions sont désactivées pour protéger la confidentialité des données. Nos clients ont toujours le choix d’activer ou non ces fonctionnalités selon leurs préférences.

3. Types de renseignements personnels collectés

3.1 Nous recueillons divers types de données, y compris mais sans s’y limiter à :

• Identifiants personnels (nom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone);
• Renseignements techniques ou numériques (adresse IP, activités en ligne);
• Informations financières (détails de paiement).

3.2 Vie privée des enfants
Nous ne collectons ni ne sollicitons sciemment les informations personnelles d’enfants de moins de 14 ans. En utilisant notre site Web, vous déclarez être âgé d’au moins 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, nous vous prions de ne pas essayer de nous envoyer des informations personnelles. Si nous découvrons que nous avons recueilli par inadvertance des informations personnelles d’un utilisateur de moins de 14 ans, nous tenterons de supprimer immédiatement ces informations de nos fichiers et dossiers. Nous encourageons également les utilisateurs mineurs du site Web âgés de 14 ans ou plus à demander la permission à leurs parents ou tuteurs avant d’envoyer toute information les concernant sur Internet.
Si vous pensez qu’un enfant de moins de 14 ans nous a fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section suivante.

4. Utilisation des renseignements personnels

4.1 Nous utilisons vos renseignements personnels pour une gamme d’activités essentielles :

• Réponses aux demandes : Pour répondre efficacement à vos demandes et requêtes;
• Gestion des transactions : Traitement des paiements et émission de reçus pour les transactions effectuées;
• Inscriptions et participations : Gestion de vos inscriptions à des événements, formations, infolettres, téléchargements depuis notre site web, ou participation à des webinaires;
• Gestion des ressources humaines : Pour la gestion interne et l’administration des ressources humaines, le recrutement, les contrats de travail et les ententes de service;
• Amélioration de l’expérience utilisateur : Exploitation, maintien et amélioration de notre site web, personnalisation de votre expérience en ligne, et fourniture de services et d’informations demandées;
• Communication marketing : Envoi d’informations, offres spéciales et actualités pertinentes, avec possibilité de se désabonner à tout moment;
• Gestion de compte utilisateur : Gestion de votre compte utilisateur pour accéder à diverses fonctionnalités de notre site.

4.2 Nous offrons diverses options pour vous permettre de limiter la collecte de vos renseignements personnels. Ces options comprennent :

• Choix de communication : Vous pouvez choisir de recevoir nos communications par différents moyens (téléphone, SMS, courriel), ou de les refuser complètement;
• Paramètres de compte : Lors de la création d’un compte sur notre site, vous avez la possibilité de ne pas participer à certains services ou programmes de fidélité;
• Gestion des cookies : Notre site vous permet de refuser ou de personnaliser l’utilisation des cookies. Veuillez noter que le blocage de certains cookies peut affecter l’accessibilité et la fonctionnalité de notre site;
• Consentement granulaire : Dans la majorité des situations, lorsque nous recueillons des renseignements pour des fins spécifiques, vous avez la possibilité de consentir uniquement à certaines utilisations de vos données.

Il est important de noter que certaines de ces options peuvent limiter votre accès à toutes les fonctionnalités de notre service. Par exemple, en refusant certains cookies, certaines parties de notre site Web peuvent ne pas fonctionner comme prévu, ou en choisissant de ne pas créer de compte, certaines fonctionnalités de personnalisation peuvent ne pas être disponibles.

5.1 Les renseignements personnels collectés par notre organisation sont accessibles à des catégories spécifiques de notre personnel et à certaines organisations partenaires, dans le but de fournir nos produits et services de manière efficace. Par exemple :

• Service à la clientèle : Accède aux informations de contact pour répondre aux demandes;
• Département TI : Accède aux données techniques pour le support et la maintenance;
• Département marketing : Utilise les données pour les campagnes publicitaires et les études de marché;
• Partenaires de livraison : Reçoivent les adresses pour la livraison des commandes;
• Prestataires de services de paiement : Accèdent aux informations financières pour le traitement des transactions;
• Responsables de la sécurité des renseignements personnels et des données : Accèdent aux informations pour assurer la sécurité et la protection des données contre les accès non autorisés ou les cyberattaques;
• Consultants juridiques : Utilisent les données pour s’assurer de la conformité avec les lois et règlements en vigueur;
• Fournisseurs de service infonuagique : Hébergent les données sur des serveurs sécurisés, permettant le stockage et la récupération des informations;
• Partenaires de recherche et développement : Accèdent à certaines données pour collaborer sur de nouvelles innovations ou améliorations de produits/services;
• Agences de recouvrement : Dans les cas de défaut de paiement, certaines informations peuvent être partagées avec des agences de recouvrement externes.

Nous veillons à ce que ces informations soient utilisées exclusivement pour les finalités énoncées et dans le respect de la confidentialité. Les transferts de données hors Québec sont effectués dans le cadre de collaborations internationales, tout en assurant une protection adéquate des renseignements conformément aux lois en vigueur.

6. Liens vers d’autres sites web

6.1 Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers
Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des autres sites web que vous visitez avant de fournir toute information.

7. Sécurité des renseignements personnels

7.1 Mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels
Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, PLANISO^® adopte des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques. Voici quelques exemples concrets :

• Sécurité physique : Utilisation de systèmes de verrouillage électronique et de serrures de sécurité pour l’accès aux bureaux, armoires et classeurs, installation de caméras de surveillance, et restriction de l’accès aux zones où les données personnelles sont conservées;
• Contrôles d’accès : Limitation de l’accès aux données personnelles aux employés autorisés uniquement;
• Formation du personnel : Sensibilisation régulière du personnel aux meilleures pratiques de sécurité des données;
• Cryptage des données : Protection des données sensibles à l’aide de techniques de cryptage avancées;
• Surveillance et détection des intrusions : Mise en place de systèmes pour surveiller toute activité suspecte et détecter les intrusions potentielles;
• Plans de récupération en cas de sinistre : Élaboration de plans pour restaurer rapidement les données en cas d’incident tel qu’une panne ou une cyberattaque.

7.2 Engagement du personnel et du conseil d’administration
Chaque employé, administrateur, bénévole, entrepreneur indépendant ou conseiller ad hoc travaillant au sein des comités de notre conseil d’administration s’engage à respecter les informations personnelles que nous recueillons. De plus, ces personnes s’engagent à maintenir la confidentialité des informations propres à nos activités et à ne pas les divulguer ou en faire un usage personnel ou au profit d’autrui. Cet engagement existe dès l’entrée en fonction de l’employé, du directeur, du bénévole, de l’entrepreneur indépendant ou du conseiller ad hoc et se poursuit indéfiniment.

8. Conservation et destruction de renseignements personnels

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous les conserverons et les utiliserons dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour résoudre des litiges et pour faire appliquer nos politiques juridiques.
Nous conserverons également les données d’utilisation à des fins d’analyses internes. Ces données sont généralement conservées pendant une période plus courte, sauf si elles sont utilisées pour renforcer la sécurité ou améliorer la fonctionnalité de notre site web, ou si nous sommes juridiquement obligés de les conserver plus longtemps.

9. Vos droits

9.1 Reconnaissance et respect de vos droits
Dans le cadre de notre politique de confidentialité, nous reconnaissons et respectons les droits fondamentaux des personnes concernées par les renseignements personnels que nous détenons. Ces droits comprennent :

• Droit d’accès : Les individus ont le droit de consulter les informations personnelles que nous détenons à leur sujet. Par exemple, un client peut demander à voir les données collectées lors de son inscription à notre service;
• Droit de rectification : Si des informations sont inexactes ou incomplètes, les personnes concernées peuvent demander leur mise à jour. Par exemple, un employé peut demander la correction de son adresse postale erronée dans nos dossiers;
• Droit à la désindexation : Les personnes peuvent demander que leurs renseignements personnels soient retirés de la diffusion ou que tout hyperlien associé à leur nom soit désindexé, dans le cas où cette diffusion leur cause un préjudice ou est en violation de la loi ou d’une ordonnance judiciaire. Ce droit à l’effacement ou à l’oubli permet aux individus de contrôler la disponibilité de leurs informations personnelles sur internet;
• Droit de déposer une plainte : En cas de préoccupations concernant le traitement de leurs données, les individus peuvent déposer une plainte conformément à notre processus établi.

Sous réserve des lois applicables, sur réception d’une demande écrite d’une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.
Nous pouvons refuser à une personne l’accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous motiverons son refus.

10. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour sans préavis pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les modifications seront publiées sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

11. Contact

Toute demande ou question au sujet de cette politique de confidentialité peut être envoyée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

• Par courriel : normand.gagnon@planiso.com
• Par courrier postal : 393 rue Racine Est, bureau 200, Chicoutimi, Québec, G7H 1T2, 418-549-1939

Date d’entrée en vigueur de la politique :

14 septembre 2023
Dernière mise à jour :
29 mai 2024